Démarche de préfiguration de l’Université Régionale des Métiers
La Région PACA a décidé de construire un pôle d’excellence pour la formation en alternance et d’y intégrer un pôle d’information et de ressources sur l’orientation, la formation et l’emploi : l’Université Régionale des Métiers. Afin d’envisager la collaboration entre les 7 futurs utilisateurs, l’équipe du Pôle Eco Design a été missionné pour animer une série d’ateliers collaboratifs.
Basés sur une démarche résolument centrée sur les usagers de l’équipement, ces ateliers ont permis de préciser les principes de fonctionnement de l’URM, les méthodologies de travail communes ainsi que les modalités concrètes du vivre-ensemble.
En amont des ateliers, une phase d’immersion menée avec Laure Ciosi – sociologue – a permis de cerner l’identité des 7 structures concernées et d’identifier précisément leurs attentes et leurs appréhensions liées au projet.
Ce travail d’observation et d’analyse sociologiques a été enrichi d’un retour d’expérience sensible en vidéo avec des « prises de vues » portant sur des instants de vie au sein des structures. Montés en pastilles-vidéos, ces éléments ont servi de « démarreurs » lors du 1er temps collaboratif, en mars 2016.
Suite à l’ensemble des entretiens, une synthèse répertorie les résultats de l’analyse postimmersion. Trois axes sont ainsi développés, il se précisent en prenant en compte trois dimensions : les opportunités (motivations et atouts), les freins (manques, faiblesses et risques) et les besoins qui en découlent.
Les 3 journées collaboratives combinaient design de service et intelligence collective. Elles ont permis aux futurs usagers de l’équipement (dont les profils sont variés : apprenants, formateurs, directeurs, entrepreneurs, partenaires, etc.) de partager librement leurs visions du projet et de décrypter des questionnements communs à tous et/ou spécifiques à certains, de décloisonner les approches et de croiser les expertises, réflexions, etc.
Lors des temps d’ateliers, des supports de travail ad hoc permettaient aux participants d’initier et de formaliser leurs propos collectivement. Chaque thème de travail a requis des supports de réflexion et de travail particuliers. Le Pôle Eco Design a souhaité concevoir des outils spécifiquement dédiés à chaque problématique à investir car de notre point de vue ces outils ne sont pertinents qu’à la condition d’être contextualisés même s’ils relèvent de typologies d’outils et de principes déclinables.
Lors des 3 ateliers, les participants ont bu abordé de nombreux thèmes comme les modalités de gouvernance, le projet stratégique, la mutualisation de services et d’outils, la gestion des espaces communs, etc.
Une synthèse retrace l’ensemble de la démarche en détaillant la phase d’immersion et les ateliers collaboratifs.
Elle livre aussi un guide méthodologique qui documente, selon les enjeux et les étapes de travail nécessaires, les éléments de méthodes collaboratives qui pourront être mobilisés pour la suite de la préfiguration.
Les ateliers et les différents échanges avec l’ensemble des parties prenantes ont mis en relief des priorités opérationnelles et stratégiques, des actions indispensables à mettre en place : ces éléments sont détaillés dans la partie Préconisations d’action.
Enfin, cette synthèse se termine par la présentation des principes de fonctionnement : c’est une sorte de « schéma » général présentant les grandes fonctions de la future URM, ainsi que la vocation de ses espaces et de ses outils mutualisés.
Nous tenons à remercier Céline Aguilera – consultante en communication, conceptrice rédactrice – et Laure Ciosi – sociologue pour leur étroite collaboration sur ce projet.